Vous vous levez tôt le matin, après avoir accompli votre routine matinale, vous commencez votre travail. Vous vous sentez détendu et heureux. Vous avez de grandes attentes pour la journée et vous voulez être aussi productif que possible.

Arrivé à 14 heures le même jour, le travail semble beaucoup plus pressé, et vous avez à peine eu le temps de prendre une pause déjeuner. Vous commencez à vous sentir un peu stressé et fatigué à cause de votre emploi du temps. En outre, il semble que vous n'avez pas accompli ce que vous souhaitiez. 🧐

Vous aimeriez trouver un bouton de réinitialisation afin de pouvoir recommencer votre journée avec une stratégie différente.

Les choses commencent à mal tourner lorsque vous continuez d'ajouter des tâches à votre to-do list, et finalement, votre liste de tâches est longue de plusieurs kilomètres. Elle contient également des tâches qu'il est pratiquement impossible de réaliser en une journée.

L'autre point contribuant à votre journée mouvementée et stressante est le fait de ne pas comprendre combien de temps l'accomplissement d'une tâche particulière prend et à quel moment il faut l'exécuter...

J'ai créé cet article de blog pour vous éviter de vivre ce genre de situation. Après l'avoir consulté entièrement, vous saurez parfaitement comment créer une to do list parfaite et être productif en toute circonstance. Let's go ! 

Qu'est-ce qu'une To-Do List ?

Une to-do list est une liste de tâches ou d'éléments que vous devez accomplir pendant une période donnée, par exemple une journée, une semaine ou même une certaine partie de la journée. Ces listes comportent souvent des tâches aidant à être productif et à éviter la procrastination. 🤓

Idéalement, les to-do lists se présentent souvent sous deux formes : les tâches importantes sont placées en haut de la liste et les moins importantes en bas. Il est ainsi plus facile d'établir des rappels et de rester organisé. Avoir une liste de tâches signifie également avoir des échéances, de façon à mieux gérer son temps.

Vos to-do lists peuvent aller de la gestion de projets à des listes de courses et même à des objectifs de développement personnel.

Différences entre bonne et mauvaise To-Do List

Il ne suffit pas d'avoir une to-do list, il faut qu'elle soit efficace et qu'elle vous aide à rester organisé. C'est là que la différence entre les bonnes et les mauvaises listes de tâches entre en jeu.

Bonne To-Do List

Une bonne liste de choses à faire comporte les éléments suivants :

• Des tâches facilement réalisables.

• Descriptions détaillées des tâches.

• Une planification adéquate.

• Flexibilité en cas de retard.

• Une distinction entre les objectifs et les buts.

Il est ainsi plus facile d'accomplir les tâches sans être submergé. Or, l'idée même d'une to-do list est de faire en sorte que les tâches soient réalisables et non accablantes. 💪

Mauvaise To-Do List

Au contraire, une mauvaise liste de tâches comporte des tâches ambiguës, sans détails ni délais appropriés, une formulation lourde et une distinction inadéquate entre les buts et les objectifs.

Par exemple, une mauvaise to-do list comporterait des tâches telles que "reprendre sa vie en main", "arrêter de faire la grasse matinée" et "trouver trois idées de projets au plus vite". Ces titres ne suscitent ni l'espoir ni la volonté d'accomplir la tâche. Utilisez plutôt des titres comme "faire mon lit pour améliorer ma discipline", "dormir une heure plus tôt ce soir" ou "écrire un texte de 500 mots et une heure".

Qu'y a-t-il habituellement sur une To-Do List ?

Il y a beaucoup de choses qui peuvent être incorporées dans une liste de choses à faire. La première chose que vous devez faire est de déterminer l'objectif de votre liste. Certaines to-do lists peuvent être des listes de travaux, d'autres des échéances, etc.

Vous pouvez également les stocker sous différents formats : des rappels de Google Agenda, des feuilles de calcul ou via des applications. Parfois, il peut s'agir d'un simple morceau de papier que vous avez griffonné au hasard, d'un tableau velleda, ou d'un carnet de bord journalier. 📚

La plupart du temps, les to-do lists comportent les éléments suivants :

• Les tâches importantes qui doivent être effectuées.

• Des achats à faire.

• Divers objectifs à atteindre.

• Des tâches chronométrées avec des échéances.

• Suivi des progrès réalisés.

• Rendez-vous ou appels.

Ainsi, si vous cherchez à dresser une liste de tâches, voici quelques éléments qui peuvent être inclus dans des types de listes spécifiques :

Listes de projets

Les listes de projets sont destinées à la gestion de projets et au respect des délais. Ces listes sont mieux faites avec des calendriers ou des marqueurs de date limite. Vous pouvez également compartimenter les éléments de la liste pour rendre les tâches plus faciles à réaliser.

L'idéale est de découper vos objectifs pour les rendre plus faciles à réaliser. En utilisant des chapitres ou des sous-tâches. 📝

Liste d'objectifs personnels

Il est préférable de créer ce type de liste avec des échéances et de se concentrer sur de petites améliorations. Commencez par des objectifs réalisables et augmentez-les au fur et à mesure que vous avancez dans vos listes.

N'oubliez pas que le succès est une succession d'étapes. Il vous faut donc avancer petit à petit pour atteindre vos rêves.

Listes de rendez-vous

Une to-do list peut en effet avoir des goûts d'agenda. Si vous organisez votre journée en incluant vos meetings et vos appels, vous avez beaucoup plus de chance d'être organisé et d'accomplir les tâches importantes de votre journée.

Les erreurs à éviter pour une liste parfaite

Combien de temps consacrez-vous à la planification de votre journée ? Est-ce 5 minutes pendant que la télévision vous distrayait ? En fin de journée de manière bâclée ? Si oui, c'est probablement la raison principale pour laquelle vos journées sont si stressantes.

Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez vraiment comprendre les tâches que vous allez accomplir et ce qu'il faut faire pour atteindre ces objectifs. C'est nécessaire, surtout pour les tâches importantes, car cela vous permet de faire progresser les tâches qui comptent le plus.

Le manque de temps consacré à la planification se traduira également par un trop grand nombre de grosses tâches entassées dans votre liste quotidienne. Si vous n'avez pas divisé les tâches en petits morceaux, il est probable que vous n'arriverez pas à les faire dans la journée. Cela vous pousse à vous en vouloir de ne pas avoir terminé votre to-do list. 🖋

Enfin, ne traitez pas la création d'une to-do list comme une activité secondaire que vous essayez de faire le plus rapidement possible. En fait, plus vous accordez d'attention à votre liste du lendemain, plus cette liste a de chances d'être réaliste et moins stressante pour vous.

13 conseils pour créer une To-Do List qui stimule votre productivité

Pour créer une liste que vous pourrez réellement accomplir le lendemain, procédez comme suit grâce à ces 13 conseils :

1) Prenez le temps de planifier la liste

Ne vous précipitez pas pour créer votre to-do list : consacrez du temps à la phase de planification. Je vous conseille de créer votre to-do list placé à votre poste de travail habituel. L'erreur est de le faire n'importe où, la tête en l'air. Ainsi, vous pourrez réfléchir aux tâches à accomplir avant de les inscrire sur votre liste. ✍️

Essayez de passer au moins 10 minutes sur votre liste lorsque vous la planifiez. Pensez bien à chacune des tâches sans jamais les minimiser. On pense toujours pouvoir être à 100% de nos capacités, or, c'est rarement le cas.

2) Classez vos tâches par ordre de priorité

Il est difficile de vous donner un chiffre exact sur le nombre de tâches que vous devriez avoir sur votre liste quotidienne. Cela dépend de votre situation, mais je suis prêt à dire qu'entre 5 et 10 tâches devraient suffire pour une journée. 📝

Comprenez que certaines tâches sont très rapides, il est donc plus facile d'en inclure davantage et d'organiser vos tâches certains jours. Veillez simplement à ce que la liste contienne également des tâches importantes afin que vous puissiez avancer dans vos projets plus importants.

3) Éliminez les tâches inutiles

Passez en revue vos engagements et décidez si vous avez vraiment besoin de chacun d'eux.

Je vous invite également à penser à ce qui compte le plus pour vous et vos projets. Si vous pensez faire des tâches qui n'apportent pas réellement de valeur à vos objectifs, ne les faites pas ! De même, essayez de déléguer au maximum ce qui peut l'être.

4) Inscrivez les tâches importantes au début

Lorsque vous planifiez votre journée, assurez-vous que les tâches importantes se trouvent au début de votre liste. Cela vous permet d'accomplir ces tâches le plus rapidement possible.

Par exemple, en tant que blogueur, je m'assure que les tâches de création de contenu figurent au début de ma liste. Dès que je me réveille, je m'attaque immédiatement à ces tâches, et elles sont terminées sur la première moitié de ma journée.

5) Suivez les tâches récurrentes

Vous avez peut-être des tâches récurrentes sur votre liste, mais savez-vous combien de temps il vous faut pour les accomplir ? 🧐

Si ce n'est pas le cas, assurez-vous de faire un suivi du temps pour le déterminer. Cela vous aide à mieux planifier votre journée, car vous savez combien de temps prend une tâche et s'il y a un certain créneau dans votre emploi du temps où la tâche peut être exécutée.

6) Regroupez les tâches similaires

Examinez votre liste et déterminez s'il existe des tâches similaires que vous pouvez traiter par lots. De cette façon, vous pourrez rayer certaines tâches de votre liste plus rapidement et plus facilement.

Par exemple, je conseille de faire dans la même heure, toutes les tâches prenant moins de 10 minutes. Vous les enchainez une par une et le sentiment de satisfaction est bien présent à le fin de l'heure ! ⏱

7) Définissez les tâches de manière détaillée

Ne vous contentez pas d'inclure une tâche telle que "créer un site" dans votre liste ! Assurez-vous que vous avez divisé la tâche en plus petits morceaux. Plus les tâches sont petites, plus il est facile de les accomplir avant la date d'échéance.

Écrivez plutôt : "créer les designs de la page d'accueil", "écrire le texte SEO de la homepage", "envoyer les informations du logo au designer", etc.

8) Faites un travail préparatoire

Assurez-vous de préparer certaines tâches à l'avance. ✍️

Par exemple, je rédige les grandes lignes de mes articles pour invités le dimanche afin qu'il me soit plus facile (et plus rapide) de commencer à écrire les articles au réveil. Avec un peu de travail préparatoire, j'accélère les choses et je m'assure que les tâches sont effectuées au bon moment.

Cela rejoint le fait de découper les tâches en plus petites tâches, je le répète, car cette technique est presque de la magie !

9) Automatisez au maximum

Naturellement, vous pouvez utiliser un stylo et du papier pour votre liste de tâches personnelle, mais essayez également de tirer parti de la technologie. En fait, essayez de trouver un outil ou une application qui s'occupe de la mise à jour de votre liste de tâches pour vous. Mon outil préféré est Nozbe, mais il existe d'autres applications de gestion des tâches que vous pouvez également essayer.

10) Pensez à votre emploi du temps

Lorsque vous planifiez votre journée, posez-vous ces questions :

Qu'est-ce que j'ai d'autre à faire dans ma journée ? Cette question fait référence à votre emploi du temps personnel. Par exemple, si vous êtes en voyage, assurez-vous que votre liste reflète ce fait. N'essayez pas de "surcharger" votre liste avec trop de tâches, car il est plus probable que vous n'en fassiez qu'une fraction.

La tâche est-elle un obstacle ? Cette question permet de savoir si la tâche bloque d'autres tâches qui doivent être exécutées. De temps en temps, il se peut qu'une tâche doive être accomplie en premier. Ce n'est qu'après l'avoir fait que vous pourrez vous occuper des tâches suivantes. Lorsque vous vous concentrez sur la création de votre to-do list de manière ciblée, vous serez en mesure de repérer facilement les obstacles. 👀

Y a-t-il des icebergs sur ma liste ? Cette question permet de savoir si votre tâche est en réalité beaucoup plus importante qu'elle n'y paraît. Parfois, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, vous vous rendez vite compte qu'elle est beaucoup plus importante que ce que vous pensiez au départ.

Une fois encore, si vous vous concentrez suffisamment sur votre to-do list pendant la phase de création, il est plus facile de repérer ces "icebergs" et de diviser les tâches en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.

11) Prévoyez suffisamment de flexibilité

Que se passe-t-il lorsque vous avez planifié une tâche, mais que vous n'êtes pas en mesure de vous en occuper ? Avez-vous un plan B en place ? Si ce n'est pas le cas, essayez d'imaginer l'action alternative que vous pouvez entreprendre dans ces scénarios.

Je vous conseille de garder une marge de 20 à 30% de temps pour chacune de tâches de votre to-do list. Par exemple, vous pensez accomplir un projet  en une heure, je vous invite à prévoir 1h15 pour effectuer le projet en question.

12) Bouclier de protection

Construisez un bouclier de protection autour de votre to-do list afin que le moins de tâches possible puissent atterrir sur votre liste et que le nombre d'éléments sur votre liste n'augmente pas au cours de la journée.

Essayez d'éliminer les sources de travaux. Cela se fait en réduisant vos engagements et en limitant les projets que vous avez. En effet, plus vous avez d'engagements (ou de projets), plus il est probable qu'ils se retrouvent sur votre liste de tâches quotidiennes. ⏱

Faites de votre liste une liste fermée. J'ai appris ce concept en lisant "Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management" de Mark Forster. Pour créer une liste de tâches fermée, il suffit de tirer un trait sous la dernière tâche de la liste.

Une fois que vous avez fait cela, vous n'êtes pas autorisé à ajouter de nouvelles tâches à votre liste pendant la journée. Cela garantit que le nombre de tâches diminue réellement au fil de la journée.

13) Prévoyez du temps pour les pauses

Comprenez que les périodes de transition vous font perdre du temps. Assurez-vous que lorsque vous planifiez votre to-do list, ce temps est également inclus dans vos plans. En ajoutant un tampon supplémentaire entre les tâches, votre liste sera plus flexible et plus réaliste.

Il en va de même pour les pauses. Vous êtes humain et avez besoin de souffler, pensez-y !

3 Applications pour gérer vos To-Do Lists

Faire des listes de tâches est devenu encore plus facile depuis qu'il existe de nombreuses applications qui favorisent la productivité et la création de ces dernières. Non seulement ces applications permettent de transporter votre liste et de l'avoir à portée de main à tout moment, mais elles intègrent également différents mécanismes de récompense pour vous donner envie d'accomplir vos tâches. 📲

Voici trois des meilleures applications de to-do lists à utiliser :

Remember the Milk

Remember the Milk est sans doute l'application de to-do list la plus populaires du marché. Elle vous aide à créer diverses listes avec différentes sortes de fonctionnalités et elle est accessible sur les ordinateurs portables, les téléphones et tablettes.

Asana

L'application Asana facilite le travail en gérant les projets, les tâches et les délais grâce à ses fonctions de productivité. Elle vous donne également la possibilité de faire des listes avec des échéances et de garder une trace de tout votre travail. 🧐

Forest

Forest est une application de productivité et de concentration qui vous aide à dresser des listes ou à fixer des objectifs pour les choses que vous devez faire et qui vous aide également à fixer des délais pour ces tâches. Elle vous récompense en plantant un arbre dans votre jardin virtuel pour chaque tâche accomplie. Cela vous permet de vous sentir bien dans votre peau et dans vos progrès.

Une To-Do List business pour vous !

N'oubliez pas qu'il faut un peu de pratique pour que vos to-do list soient parfaites. Mais pas de panique, avec les conseils que je vous ai donnés dans cet article, je suis certain que vos journées seront productives et que vos listes de travaux seront complétées chaque jour très rapidement. 👇

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